Veröffentlichungen

The digitalisation surge induced by the pandemic raises new questions for research into virtual collaboration. Hybrid work creates a new situation through the new mix of team members working in the office, at home and at third locations. The degree of autonomy in the choice of time and places increases. This is a new situation for teamwork. It is assumed that new organisational and work design measures are necessary in order to cope with the high degree of virtuality in teams. In order to determine the need for action, this article draws on the current state of research into team collaboration under virtual conditions. The prerequisites, processes and consequences of virtuality are examined and presented in a model of team member collaboration. As hybrid work challenges team cohesion and team performance, this article focuses on the aspects of team mental models and trust. Based on the current state of research, we consider how the mental models of teams and trust can be strengthened through targeted human-centred measures in work and organisational design. Implications for practice and research are shown.

The article appeared in the “Handbook of Virtual Work” edited by Lucy Gilson, Thomas O'Neill, T. & Travis Maynard, T.  (2023), published by Edward Elgar

Das neue Arbeitskonzept von Hybrid Work räumt Beschäftigten größere Freiheiten bei der Wahl von Ort und Zeit des Arbeitens ein. Die geringen gemeinsamen Anwesenheitszeiten im Büro führen jedoch dazu, dass die sozialen Grundlagen der Teamarbeit geschwächt werden.  Ein gezielter Einsatz von Kollaborationsplattformen kann dem entgegenwirken. Der Beitrag  beschreibt wie Kollaborationsplattformen genutzt werden können, um den sozialen Austausch und Zusammenhalt im Team gezielt zu fördern.

Beitrag im Praxishandbuch: Gestaltung hybrider Arbeit. Analysen - Konzepte - Praxisberichte, S. 41 - 50
Es vereint Analysen, Gestaltungskonzepte und  Praxisberichte.

Herausgegeben von: Thomas Breisig, Claudia Czycholl, Hiltraud Grzech-Sukalo und Uwe Kröcher.

University of Oldenburg Press

Hybrid Work als nicht zuletzt durch die COVID-Pandemie angestoßene Veränderung der Arbeitssituation vieler Beschäftigter – vor allem in wissensintensiven Berufen – fordert das Change Management von Organisationen heraus. Dieser Beitrag beschreibt drei Herausforderungen, denen sich Organisationen beim Übergang zu Hybrid Work stellen müssen: (1) Sicherung der Teameffektivität, (2) Stärkung des Teamzusammenhalts und des organisationalen Commitments, (3) Aufbau von angemessenen Räumlichkeiten und technischen Infrastrukturen zur Sicherung der Zusammenarbeit. Der Beitrag stelllt schließlich Lösungsansätze für ein partizipatives Change Management im Hinblick auf eine humanorientierte Arbeitsgestaltung vor.

Beitrag in der Zeitschrift: Gruppe.Interaktion.Organisation 2023 (54), S. 187-197

Kollaborationsplattformen bieten einen digitalen Arbeitsplatz, an dem Beschäftigte mit wissensorientierten Tätigkeiten sich mit ihren verschiedenen Team- und Projektmitgliedern austauschen, ihr Wissen teilen und zeitgleich gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Kollaborationsplattformen unterstützen eine selbstgesteuerte, flexible und mobile Zusammenarbeit im firmenweiten Netzwerk, aber auch mit externen Partnerorganisationen. Sie bilden die Grundlage für mobiles und flexibles Arbeiten von zu Hause, auf Reisen, bei Kunden oder an wechselnden Arbeitsplätzen. Dieses Buch beschreibt die Potenziale und die Bedingungen, unter denen ein effizienter und zugleich humanorientierter Einsatz von Kollaborationsplattformen durch eine zukunftsfähige Arbeitsgestaltung in Unternehmen gelingen kann. Dafür stellen Autorinnen und Autoren aus dem Verbundprojekt CollaboTeam ihre spezifischen Erfahrungen bei der betrieblichen Erprobung von Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz vor, die aus der Perspektive der Unternehmenspraxis und der wissenschaftlichen Begleitung reflektiert werden. Auf Grundlage der Projekterkenntnisse werden Empfehlungen für die Gestaltung und interessenpolitische Regulierung des Arbeitens mit Kollaborationsplattformen unterbreitet.

Inhalt

Kapitel 1 (Einführung): Kollaborationsplattformen als Grundlage für Homeoffice und
mobiles Arbeiten

Kapitel 2: Digitalisierung der Arbeit – die Bedeutung kollaborativer Anwendungen

Kapitel 3: Potenziale und Nutzen von Kollaborationsplattformen und ihre Gestaltungsherausforderungen

Kapitel 4: Ein Gestaltungsmodell für die Arbeit mit Kollaborationsplattformen

Kapitel 5: Eine digitale Kollaborationsplattform für unser Aufgabenmanagement

Kapitel 6: Den digitalen Arbeitsplatz mitgestalten – Ein Reisebericht

Kapitel 7: Wie moderne Kollaborationsmethoden und -werkzeuge unsere Arbeitswelt neu formen – ein Rückblick auf 3 Jahre des Wandels und der Veränderung

Kapitel 8: Die sechs Handlungsfelder zur Gestaltung von Kollaborationsplattformen

Kapitel 9: Gestaltungsempfehlungen zu guter Team- und Projektarbeit mit Kollaborationsplattformen

Kapitel 10 (Fazit): Das Arbeiten mit Kollaborationsplattformen iterativ und ganzheitlich gestalten

Die Umstellung auf ein weitreichendes Arbeiten im Homeoffice, erzwungen durch die Corona-Pandemie, forderte von heute auf morgen Führungskräfte heraus, ihr Führungsverhalten darauf neu auszurichten. Der vorliegende Beitrag stellt die theoretischen Ansätze zum Führen auf Distanz vor, berichtet von einer darauf aufbauenden Befragung unter Führungskräften der Universität Göttingen und stellt die daraus abgeleiteten Unterstützungsangebote der Personal- und Organisationsentwicklung der Universität dar.

Beitrag in dem Journal: Personal in Hochschule und Wissenschaft entwickeln. Strategie – Praxis – Forschung, Ausgabe: 3/2021

Herausgeber und Herausgeberinnen: Dübner-Gee; Goldgruber; Karrenberg; Knipfer; Kratochwil; Künzler; Müller

Verlag: DUZ Verlags- und Medienhaus GmbH

In der Bewältigung der aktuellen Corona-Pandemie spielen das Homeoffice und mobiles Arbeiten eine Schlüsselrolle vor allem bei wissensorientierten Tätigkeiten, die ortsunabhängig erfüllt werden können. Der Beitrag zeigt in welchem Ausmaß das Arbeiten auf Distanz sich inzwischen etabliert hat und wie stark bisherige Hemmungen - mobiles Arbeiten zuzulassen - gefallen sind. Interessant ist, dass sich die Diskussion bisher vor allem auf die Veränderungen aufgrund der mediengestützten Kommunikation konzentriert. Der Beitrag arbeitet dagegen die zentrale Bedeutung des Arbeitens mit Kollaborationsplattformen für das mobile Arbeiten heraus. Ohne einen digitalen Arbeitsplatz, an dem die Teammitglieder ortsunabhängig digitale Arbeitsgegenstände bearbeiten können, um so zur Teamleistung beizutragen, wäre das Homeoffice jedoch nicht denkbar. Vor diesem Hintergrund wird das Buch vorgestellt. Es teilt Erfahrungen mit dem Einsatz von Kollaborationsplattformen in Unternehmen aus dem Forschungsverbundprojekt CollaboTeam. Es zeigt Wege auf, wie eine menschenorientierte Arbeitsgestaltung sowie interessenpolitischen Regulierung des Einsatzes digitaler Technik für die Zusammenarbeit in Unternehmen gelingen kann. Der Einsatz von Kollaborationsplattformen ermöglicht eine neue Form der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Kapitel 1 (Einführung) im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Der Beitrag präsentiert Ergebnisse zur Verbreitung von Kollaborationsplattformen bei Klein- und Mittelunternehmen und berichtet von den bisherigen Erfahrungen aus Sicht des Managements und der Beschäftigten. Managerinnen und Manager aus kleinen und mittelgroßen Unternehmen berichten von auffallend positiven Erfahrungen, wenn sie mit der digitalen Technik eine intensivere interne und standortübergreifende Zusammenarbeit bewältigen wollen. Sie nehmen aber auch wahr, dass sich durch die Nutzung von Kollaborationsplattformen deutliche Veränderungen der Arbeit ergeben. Andere Ergebnisse aus Unternehmen zeigen, dass mit intensiverer Nutzung von Kollaborationsplattformen positive Wirkungen für die Beschäftigten zu verzeichnen sind. Beschäftigte sehen eine bessere Leistungsfähigkeit bei der Arbeit und eine höhere Teameffektivität. Auch Folgewirkungen wie Teamzufriedenheit und Indikatoren für psychische Gesundheit und Engagement fallen günstiger aus. Die Ergebnisse sind jedoch abhängig davon, inwieweit eine humanorientierte Gestaltung des Technikeinsatzes erfolgt ist.

Kapitel 2 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Wie verändert sich das Arbeiten und die Zusammenarbeit bei der Nutzung von Kollaborationsplattformen? Der Beitrag stellt Ergebnisse der wissenschaftlichen Diskussion zur Kollaboration als besondere Form der Zusammenarbeit vor und diskutiert Ergebnisse bisher vorliegender Studien zum Nutzen des Einsatzes von Kollaborationsplattformen. Vorgestellt wird ein Prozessmodell zur Kollaboration, welches zeigt, dass ein systemisches Zusammenspiel von Aufgaben- und Prozessgestaltung erforderlich ist, um erfolgreiche Kollaboration zu erreichen. Auf dieser Grundlage werden die spezifischen Besonderheiten und Eigenschaften von Kollaborationsplattformen gegenüber früheren informationstechnischen Lösungen zur Teamzusammenarbeit („Groupware“) herausgearbeitet, die bei einer Gestaltung zu berücksichtigen sind. Die empirischen Befunde aus wissenschaftlichen Studien zeigen, dass der Einsatz dieser Technik Potenziale für eine neue Qualität der Zusammenarbeit und für gesünderes Arbeiten bietet.

Kapitel 3 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Die Einführung und Nutzung von Kollaborationsplattformen ist eine komplexe Gestaltungsaufgabe in Unternehmen, die durch ein soziotechnisches Vorgehen bewältigt werden kann. Mit dem Gestaltungmodell für die Arbeit mit Kollaborationsplattformen wird ein integriertes Modell für die Implementierung der digitalen Werkzeuge in die Team- und Projektarbeit und die Entwicklung neuer Formen der Zusammenarbeit vorgestellt. Das Modell beinhaltet einen dreischrittigen, iterativen Prozess bestehend aus: (1) strategischer Planung (Entwicklung einer Roadmap für die Kollaboration), (2) der Analyse des Status Quo (Betrachtung von Mensch, Aufgabe und Technik) und (3) der Umsetzung von Gestaltungsmaßnahmen in sechs Feldern. Das Modell versteht Arbeitsgestaltung als einen kontinuierlichen Prozess richtet sich an betriebliche Akteure, die in unterschiedlichen Rollen am Gestaltungsprozess beteiligt sind.

Kapitel 4 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Die XENON Automatisierungstechnik GmbH setzt schon seit Längerem auf digitale Werkzeuge zur Unterstützung der intensiven fachdisziplinübergreifenden Zusammenarbeit in der Anlagenplanung. Dabei geht es neben Wiki- und Social-Media Anwendungen vor allem auch um digitale Formulare zur Datenerfassung und zur Standardisierung der Zusammenarbeit. Ziel des digitalen Arbeitsplatzes ist die Bereitstellung wesentlicher Funktionen zur Erfüllung der täglichen Aufgaben. Der Beitrag konzentriert sich auf die Erfahrungen mit der Prozessautomatisierung von Standardaufgaben mit Hilfe einer Digitalisierungsplattform. Dabei waren sowohl vielfältige technische als auch organisatorische Anforderungen zu bewältigen. Die Einführung erwies sich als komplexer als erwartet, so dass es sich lohnt, die Bewältigung der Gestaltungsherausforderungen in den verschiedenen Dimensionen des Gestaltungsmodells näher zu betrachten. Mit weiteren Maßnahmen (MS Teams als Plattform; Sales Quotation; Digitale Termin- und Aufgabenplanung) wird die Vision digitaler Arbeitsplatz bei XENON weiter verfolgt.

Kapitel 5 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Die GIS AG, ein IT Dienstleister für den Digital Workplace, nutzte selbst seit längerer Zeit eine Vielzahl an Werkzeugen für die digitale Zusammenarbeit auf der Basis von Notes/Domino und Eigenentwicklungen. Aufgrund ihrer Erfahrungen hatten sie gelernt, den digitalen Arbeitsplatz auf den Ebenen Technik, Individuum und Organisation der Prozesse zu gestalten. Der Beitrag berichtet davon, wie mit diesem soziotechnischen Herangehen der Wechsel zu einer moderneren Kollaborationsplattform auf Basis einer Microsoft Lösung gestaltet und bewältigt worden ist. Beleuchtet wird das Zusammenspiel von Maßnahmen auf den verschiedenen Gestaltungsebenen (Technik, Regeln, Lernen, Werte & Kultur, usw.). Trotz der Vorerfahrungen erwies sich der Umsetzungsprozess erneut als eine Reise, bei der es auch Verzögerungen und überraschende Umwege geben musste. Am Ende hat sich nicht nur die eingesetzte Technik verändert, es ist auch ein neues Nutzungsverhalten entstanden. Der Wandel hat überraschend starke Auswirkungen auch auf die Arbeitskultur („New Work“), so dass der weitere Weg spannend bleibt

Kapitel 6 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021) .

Die Vorgängerfirma Saxonia Systems AG, die im März 2020 durch die ZEISS Digital Innovation GmbH übernommen worden ist, hat eine standortverteilte agile Zusammenarbeit in der Software-Entwicklung aufgebaut, um für Fachkräfte an unterschiedlichen Standorten durch Wegfall der Reisezeiten attraktiv zu sein. Da die agile Vorgehensweise auf einer integrierten hochintensiven Zusammenarbeit in multidisziplinären Teams basiert, stellte dies sehr hohe Anforderungen an die Unterstützung der standortverteilten Zusammenarbeit. Der Beitrag stellt das ETEO-Konzept („Ein Team – Ein Office“) vor, welches Maßnahmen zur Gestaltung von Raum, Werkzeugen, Organisation und Werten integriert. Und zeigt wie eine hocheffektive agile Zusammenarbeit der Software-Teams realisiert werden konnte. Die selbstgesteuerten Teams, die mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Kundenorganisationen gebildet werden, erfüllen jeweils spezifische Aufgaben und nutzen unterschiedliche IT-Werkzeuge. Dies stellt hohe Anforderungen an ihre Integration in die Firma und an den digitalen Arbeitsplatz. Der Beitrag reflektiert anhand der Gestaltungsfelder des Modells, wie dieses Spannungsfeld bewältigt werden konnte. Drei Jahre Wandel haben aus dem Unternehmen eine flexibel vernetzte Organisation gemacht, bei dem der Standort von Expertinnen und Experten fast keine Rolle mehr spielt.

Kapitel 7 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Das Gestaltungsmodell für die Arbeit mit Kollaborationsplattformen definiert sechs Felder der Arbeitsgestaltung: Technik & Räume, Lernen & Entwicklung, Zusammenarbeit & Regeln, Führung & Betreuung, Anpassung & Change sowie Werte & Kultur. In diesem Beitrag, wird die Bedeutung der Gestaltungsfelder für die Einführung und Nutzung von Kollaborationsplattformen, zentrale Herausforderungen der Arbeitsgestaltung sowie Lösungsansätze vorgestellt. Ein integriertes Vorgehen bei denen Gestaltungsmaßnahmen aller Felder berücksichtigt werden trägt dazu bei, dass durch und mit Kollaborationsplattformen Räume geschaffen werden, in denen neue Formen der Zusammenarbeit und Kollaboration, (weiter-)entwickelt werden können. Hierfür bedarf es individueller und teambezogener Lern- und Entwicklungsprozesse und gemeinsames Verständnis über die Zusammenarbeit, einer Unterstützung durch die Führungskräfte und ergänzende Betreuungsrollen. Für die Umsetzung der Gestaltungsmaßnahmen muss ein Changeprozess organisiert werden, der den Menschen und seine arbeitsbezogenen Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt und durch Beteiligung sein Expertenwissen als wertvolle Ressource für den Wandel nutzt. Abschließend wird auf die Entwicklung gemeinsamer Werte (Organisationskultur) eingegangen, die es Organisationen ermöglichen mit den massiven Veränderungen in der Zusammenarbeit, wie der hohen Transparenz, Veränderungsdynamik und Informationsdichte, umzugehen. 

Kapitel 8 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Kollaborationsplattformen unterscheiden sich wesentlich von früheren Informationstechniken zur Unterstützung der Teamarbeit. Die damit mögliche neue Form der Zusammenarbeit bringt viele Chancen und Verbesserungen mit sich, jedoch verbergen sich auch Risiken und Schwierigkeiten der Nutzung. Der Beitrag skizziert diese Herausforderungen der Arbeit mit Kollaborationsplattformen und stellt die Gestaltungsempfehlungen vor, die im Rahmen des Projekts CollaboTeam entstanden sind. Das Ziel ist es, einen Weg aufzuzeigen, wie der Einsatz von Kollaborationsplattformen so gestaltet werden kann, dass Gesundheit, Persönlichkeitsrechte sowie die Effizienz der Arbeit bei der Gestaltung digitaler Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Der Beitrag präsentiert Empfehlungen, wie in sieben Dimensionen menschengerechte Arbeitsbedingungen gestaltet werden können.

Kapitel 9 im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Der abschließende Beitrag bilanziert die Ergebnisse und Erfahrungen des Projektes CollaboTeam und fasst die Potenziale und Herausforderungen des Arbeitens mit Kollaborationsplattformen zusammen. Zentrales Ergebnis ist, dass die Unternehmen diese Herausforderungen mit einem ganzheitlichen Prozess der Arbeitsgestaltung, der soziale und technische Aspekte integrativ behandelt, bewältigen können. Ein weiteres Ergebnis ist, dass die neue Form der Zusammenarbeit eine Folge eines Strukturwandels der Arbeit in Richtung auf stärker selbstorganisierten, vernetzten und virtualisierten Strukturen des Arbeitens („New Work“) darstellt, aber vom Einsatz der neuen Technik auch erhebliche Veränderungsimpulse für die Organisationsentwicklung ausgehen. Dies führt zur Erkenntnis, dass die Unternehmen ihre Fähigkeiten entwickeln müssen, den Technikeinsatz und die daraus sich ergebende Weiterentwicklung der Arbeits- und Betriebsorganisation ganzheitlich gestalten zu können. Was dies bedeutet und welchen Gefahren bei der Nutzung von Kollaborationsplattformen durch Arbeitsgestaltung zu begegnen sind, wird näher ausgeführt. Der Beitrag spricht sich für ein agiles, iteratives und auf Lernen und Entwickeln setzendes Handeln einer Vielfalt von Akteuren der Arbeitsgestaltung aus.

Kapitel 10 (Fazit) im Buch: Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten (Thomas Hardwig & Marliese Weißmann 2021)

Im Verbundprojekt „TransWork – Transformation der Arbeit durch Digitalisierung“ (Förderkennzeichen 02L15A160 ff.) ist das Buch „Arbeit in der digitalisierten Welt“ erschienen.  Aufgabe des Verbundprojekts ist es, durch themengeleitete Schwerpunktgruppen, gemeinsame Austausch- und Transferformate sowie Publikationen zu begleiten und zu vernetzen. Neben der Begleitforschung adressierten die fünf TransWork-Partner im Rahmen eigenständiger Forschung die zentralen Forschungsfelder „Kompetenzentwicklung“, „Komplexität“, „Produktivitätsmanagement“ und „Regulierung“, um die Auswirkungen von Digitalisierung zu analysieren und zu bewerten sowie Beispiele für die Gestaltung von „guter Arbeit“ zu entwickeln und über zielgruppenspezifische Transfermaterialien und -formate zu verbreiten.

CollaboTeam hat als TransWork-Partner den Beitrag „Gestaltung der Arbeit mit Kollaborationsplattformen“ im Bereich Projekt- und Teamarbeit in der digitalisierten Arbeitswelt in diesem Buch verfasst. Der Beitrag präsentiert Erfahrungen der Verbundpartner und ein Modell zur Arbeit mit Kollaborationsplattformen, das (1) umschreibt, wie Unternehmen strategische Ziele für die Plattform-Nutzung formulieren; wie sie (2) in einer Analyse der Passung von „people-task-technology“ den Handlungsbedarf für die Arbeitsgestaltung identifizieren und (3) daraus Handlungsbedarf für sechs Gestaltungsfelder entwickeln: Lernen/Entwicklung, Führung/Betreuung, Technik/Räume, Anpassung/Change, Werte/Kultur, Zusammenarbeit/Regeln. Zentral für die Arbeitsgestaltung sind iterative Lern-, Weiterentwicklungs- und Aushandlungsprozesse zwischen Akteuren. Die damit verbundenen Herausforderungen können nur mit einem auf diese Prozesse ausgerichteten sozio-technischen Ansatz der Arbeitsgestaltung bewältigt werden.

Beitrag in dem Buch: Arbeit in der digitalisierten Welt - Praxisbeispiele und Gestaltungslösungen aus dem BMBF-Förderschwerpunkt (hier erhältlich)

Herausgeber: Wilhelm Bauer, Susanne Mütze-Niewöhner, Sascha Stowasser, Claus Zanker, Nadine Müller

Springer open access

Projekt- und Teamarbeit sind in der betrieblichen Praxis etabliert und bestimmen die Arbeits- und Belastungssituation vieler Beschäftigter. Als Formen kooperativer und flexibler Arbeitsorganisation besitzen sie durchaus Potenziale, die Herausforderungen dynamischer und komplexer Arbeitswelten zu bewältigen. Mit den technologischen, marktökonomischen und gesellschaftlichen Veränderungen ändern sich allerdings auch die Bedingungen, unter denen Projekt- und Teamarbeit heute stattfindet. Im Beitrag werden einige wesentliche Entwicklungslinien von Projekt- und Teamarbeit skizziert, um darauf aufbauend zentrale Herausforderungen zu benennen, vor denen die Arbeitsgestaltung heute steht. Diese Herausforderungen waren Gegenstand der Forschung einer themenspezifischen Schwerpunktgruppe im BMBF-Förderschwerpunkt „Arbeit in der digitalisierten Welt“. Der Beitrag schließt mit einem Überblick über den Sammelband, der die Ergebnisse dieser Schwerpunktgruppe bündelt.

Collaborative applications have the potential to support a new, networked and self-directed form of collaboration, currently propagated by many companies as “new work”. However, the deployment of new technologies does not automatically lead to new forms of work. There are a number of inhibiting or promoting factors to be considered. An important factor influencing the extent to which technological possibilities can be realised is the form companies organise work. The aim of this contribution is to analyse the interrelation between the use of technology and the ways of organising work, using three case studies on collaboration platforms as examples. We want to describe how the use of collaboration platforms affects organisational change and examine the conditions that promote or hinder a change to “new work”.

Keywords: Collaboration plattform, organising, work design, organisational change, new work

Kollaborative Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit verbreiten sich zunehmend in Unternehmen. Im Zuge der Corona-Krise verstärkte sich der Nutzungs-Trend von Kollaborationsplattformen. Diese neue Form der Zusammenarbeit bringt viele Chancen und Verbesserungen mit sich, jedoch verbergen sich auch Risiken und Schwierigkeiten der Nutzung. Die Broschüre skizziert diese Herausforderungen der Arbeit mit Kollaborationsplattformen und stellt eine Gestaltungsempfehlung vor, die im Rahmen des Projekts CollaboTeam entstanden ist. Das Ziel ist es ein Weg aufzuzeigen, welcher die Arbeit mit Kollaborationsplattformen so gestaltet, dass menschliche Arbeitsbedingungen, Gesundheit, Persönlichkeitsrechte und Effizienz bei der Gestaltung digitaler Zusammenarbeit berücksichtigt werden.

Schlüsselwörter: Kollaborative Anwendungen, Kollaborationsplattformen, Arbeitsgestaltung, digitale Zusammenarbeit

Collaborative applications for communication and collaboration are increasingly spreading in companies. Because of the Corona-Pandemic, the trend towards using collaboration platforms increased even more. This new form of collaboration brings many opportunities and improvements, but it also comes with risks and difficulties within the usage. This brochure outlines the challenges of working with collaboration platforms and presents a design recommendation that was created as part of the CollaboTeam project. The goal ist to show a way to include human working conditions, health, personal rights and efficiency within the working method with collaboration platforms.

Key words: collaborative applications, collaboration platforms, work design, digital collaboration

Contribution for the 2^nd Transdiciplinary Workplace Research Conference 16.9. – 19.09.2020 (twr.2020.org)

Collaborative applications have the potential to support a new, networked and self-directed form of collaboration, currently propagated by many companies as “new work”. However, the deployment of new technologies does not automatically lead to new forms of work. There are a number of inhibiting or promoting factors to be considered. An important factor influencing the extent to which technological possibilities can be realised is the form companies organise work. The aim of this contribution is to analyse the interrelation between the use of technology and the ways of organising work, using three case studies on collaboration platforms as examples. We want to describe how the use of collaboration platforms affects organisational change and examine the conditions that promote or hinder a change to “new work”.

Keywords

Collaboration plattform, organising, work design, organisational change, new work

Beitrag zum Frühjahrskongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft (GfA) 16.3. bis 18.3.2020 in Berlin
Digitaler Wandel, digitale Arbeit, digitaler Mensch

Der Beitrag illustriert an einem Fallbeispiel, wie die Gestaltung der Arbeit mit kollaborativen Anwendungen einen Organisationswandel hin zu „New Work“ unterstützen kann. Mit New Work wird eine selbstorganisierte, netzwerkförmige Form des Organisierens beschrieben, welche nach Child (2015) im Gegensatz zu konventionellen, auf hierarchischer Koordination und Kontrolle basierenden Formen steht. Die Unterschiede zeigen sich bei der Realisierung der Basisprozesse des Organisierens, Integration, Kontrolle und Gratifikation. Im hier beschriebenen Fall wird der Organisationwandel unterstützt, weil die Gestaltung der kollaborativen Anwendungen einer Logik der „emergent structure“ (Mc Afee 2009) folgt. Eine Nutzung der Plattformen für eine erweiterte Management-Kontrolle („imposed structure“) hätte die gegenteilige Wirkung.

Schlüsselwörter: kollaborative Anwendungen, Arbeitsgestaltung, Formen des Organisierens, Integration, Kontrolle, Gratifikation

Beitrag zum Frühjahrskongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft (GfA) 16.3. bis 18.3.2020 in Berlin
Digitaler Wandel, digitale Arbeit, digitaler Mensch

Im Zuge der Digitalisierung werden verstärkt kollaborative Anwendungen bzw. digitale Teamplattformen eingesetzt, welche die Zusammenarbeit von MitarbeiterInnen oder mit Kunden, die an verschiedenen Orten arbeiten, unterstützen. Ihre Nutzung verändert die Arbeit insbesondere durch die Vernetzung aufgrund ihres Potenzials, dass MitarbeiterInnen virtuelle Orte der Zusammenarbeit definieren und quasi unbegrenzt Inhalte austauschen können. Dies und auch der rasche Wandel der Technik stellen die betriebliche Arbeitsgestaltung vor Herausforderungen.

Am Beispiel der fortgeschrittenen Nutzung kollaborativer Anwendungen in drei mittelgroßen Unternehmen sollen Stand und Perspektive der soziotechnischen Systemgestaltung reflektiert werden. Wer macht bzw. betreibt Arbeitsgestaltung und was genau bedeutet Arbeitsgestaltung in der Praxis? Welche Gestaltungsdimensionen spielen eine große Rolle und welche im Gegenzug ausgelassen? Welche neuen Anforderungen stellen Vernetzung und Mobilität? Wie werden die Beteiligung der  Beschäftigten und das Zusammenspiel von Menschen, Technik und Organisation organisiert? Die Analyse basiert auf Betriebsfallstudien dreier mittelgroßer Unternehmen (aus der IT- und Metallbranche), die im Rahmen des Projektes „CollaboTeam“ zur verteilten Team- und Projektarbeit mit einem Mixed-Methods-Ansatz durchgeführt  wurden. Die Fallbeispiele führen vor Augen, dass sich die Gestaltung der Arbeit mit kollaborativen Anwendungen als mehr oder weniger stark konfliktgetragener Such- und Lernprozess beschreiben lässt. Aufgaben müssen von Akteuren entdeckt, Rollen konkretisiert und Kompetenzen zur Arbeitsgestaltung aufgebaut werden. Mobilität und räumliche Distanz erfordern virtuelle Beteiligungskonzepte. Tempo der Veränderungen und die Komplexität kollaborativer Arbeit legen zudem eine Prozessperspektive nahe: Einerseits sind Phasen des Ausprobierens und Weiterentwickelns von Lösungen zu gestalten, andererseits ist das Vorgehen auch in den Kontext der soziotechnischen Geschichte des Unternehmens zu stellen. Vor diesem Hintergrund werden Nutzen und Entwicklungspotenzial sozio-technischer Systemgestaltung in dem Handlungsfeld kollaborativer Anwendungen diskutiert.

Schlüsselwörter: Kollaborative Anwendungen, mobile Arbeit,

Entgrenzung, Arbeitsgestaltung, Soziotechnische Systemgestaltung

Im Mittelpunkt dieses Beitrags stehen die Herausforderungen an die Arbeitsgestaltung und an die interessenpolitische Regulierung, die den Unternehmen durch den aktuellen Boom der Verbreitung von Kollaborationsplattformen gestellt werden. Im Beitrag wird der spezifische Bedarf an Arbeitsgestaltung und betrieblicher Regulierung der Arbeit mit Kollaborationsplattformen herausgearbeitet. Zunächst zeigen wir fünf wesentliche Charakteristika von Kollaborationsplattformen auf, die sie von früheren Formen der Informations- und Kommunikationstechnologien für Teams und Projekte unterscheidet. Wir arbeiten diese Differenzen heraus und verdeutlichen sowohl die Chancen als auch die Risiken bei der Einführung und Nutzung von Kollaborationsplattformen. Auf dieser Grundlage stellen wir sieben Gestaltungsdimensionen für die Arbeit mit Kollaborationsplattformen vor, die jeweils zwischen zwei Extrempolen einen Gestaltungsspielraum für unternehmensspezifische Lösungen eröffnen. Je nach betrieblichen Bedingungen und Bedarf müssen die betrieblichen Akteure ihre Gestaltungsziele aushandeln und festlegen. Weiterhin diskutieren wir die interessenpolitische Regulierung der Arbeit mit Kollaborationsplattformen und geben fünf Empfehlungen für die Arbeitsgestaltung.

Beitrag in dem Buch: Projekt- und Teamarbeit in der digitalisierten Arbeitswelt. Herausforderungen, Strategien und Empfehlungen

Herausgeber: Mütze-Niewöhner; Hacker; Hardwig; Kauffeld; Latniak; Nicklich; Pietrzyk

Springer open access (im Erscheinen)

Vor dem Hintergrund der Ausbreitung verteilter und netzwerkartiger Formen der Team- und Projektarbeit gewinnen kollaborative Anwendungen für Unternehmen an Bedeutung. Kollaborationsplattformen integrieren vielfältige Anwendungen für die raum- und zeitunabhängige Zusammenarbeit an einem virtuellen Ort im Netz. Der Beitrag zeichnet die Such-, Lern- und Entwicklungsprozesse von drei Unternehmen nach, die auf der Suche nach dem digitalen Arbeitsplatz über drei Jahre begleitet wurden. Er zeigt, dass die komplexen Wechselbeziehungen zwischen sozialen, organisatorischen und technischen Einflüssen in der Nutzung kaum zu antizipieren sind. Vorgehen werden vielmehr immer wieder überdacht, abgewandelt oder gar abgebrochen. Insofern lässt sich die Suche nach dem digitalen Arbeitsplatz für die Organisation und das Arbeiten als ein vielgestaltiger Such- und Entwicklungsprozess fassen. Diese komplexen Anforderungen lassen sich durch ein iteratives, agiles Vorgehen bewältigen. Dabei sind zentrale Themen die Klärung der neuen Formen der Zusammenarbeit, die Regelungen der Einsatzwecke der Kollaborationsplattformen sowie der Aufbau verteilter Kompetenz zur Arbeitsgestaltung.

Beitrag in dem Buch: Projekt- und Teamarbeit in der digitalisierten Arbeitswelt. Herausforderungen, Strategien und Empfehlungen

Herausgeber: Mütze-Niewöhner; Hacker; Hardwig; Kauffeld; Latniak; Nicklich; Pietrzyk

Springer open access (im Erscheinen)

Viele Organisationen haben als Reaktion auf die akute Bedrohung durch COVID-19 ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit von zu Hause aus zu erledi­gen. Aber die meisten Unternehmen und Beschäftigten sind auf diese Situation nicht vorbereitet. Wie kann die Arbeit, insbesondere im Team und in Projekten, unter diesen Extrembedingungen sinnvoll organisiert werden? Welche Anforderungen stellt dies an Führungskräfte? Wie können Unternehmen und ihre Beschäftigten bei der Bewältigung dieser einzigartigen Herausforderung wirksam unterstützt werden? Wie machen wir das Beste daraus?

Der Artikel über die plötzliche Situation der reinen virtuellen Zusammenarbeit konzentriert sich auf drei große Herausforderungen: Neue (Arbeits-)Regeln, Selbstorganisation/geändertes Führungsverständnis und Werkzeuge. Gewohnte Prozesse und Arbeitsweisen ändern sich mit der neuen Situation. Neue Routinen müssen sich erst etablieren und allgemeine Regelungen zur virtuellen Zusammenarbeit vorab festgelegt werden, erst dann können Techniken wie Kollaborationsplattformen, Messengers, etc. richtig gemeinsam genutzt werden. Die Einigung für die Auswahl der Werkzeuge der digitalen Teamarbeit stellt eine Herausforderung für das Team dar, jedoch steht nicht die Technik an erster Stelle, sondern diese müssen sinnvoll in die Arbeitsweise der Teams integriert werden. Führungskräfte erfahren eine Veränderung ihrer Rolle und ihr Führungsverhalten muss sich der virtuellen Zusammenarbeit anpassen. Hierarchische Steuerungen müssen zurückgenommen werden und dafür muss die Führungskraft auf die Selbstorganisation des Teams unterstützend wirken. Koordination, Motivation oder Entwicklung der Mitarbeiter*innen sind weiterhin die Grundaufgaben der Führungskräfte, werden jedoch anders realisiert. Teams müssen diese neue Form der Zusammenarbeit einüben und erlernen.

Auf der Homepage des Projektes TransWork hat das CollaboTeam eine Projektübersicht und bisherige Ergebnisse präsentiert. Die Präsentation von CollaboTeam sowie die Ergebnisse und Präsentationen weiterer Verbundprojekte finden Sie unter "Praxisbeispiele und Gestaltungslösungen aus dem BMBF-Förderschwerpunkt".

Moderation kommt immer dann zum Zuge, wenn Betroffene zu Beteiligten werden: Zur Ideensammlung, beim Teilen von Wissen, für gemeinsame Entscheidungen, das Klären von Umsetzungsfragen oder das Ausräumen von Konflikten. Unser Plädoyer ist, solche Moderationsanlässe auch gezielt in virtuellen Räumen stattfinden zu lassen – mit neuen Gestaltungsoptionen für räumlich-zeitlich unabhängiges Denken und Handeln.

Der Artikel ist in der Zeitschrift "OrganisationsEntwicklung" Ausgabe 02/2020 (Smarter Wandel) erschienen. Sie können die Ausgabe hier kostenlos downloaden. 

Bitte beachten Sie, dass sich der Bezug der kostenlosen Ausgabe ohne Widerruf automatisch in ein Jahresabonnement wandelt.

Eine Umfrage von 101 kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland hat gezeigt, wie intensiv kollaborative Anwendungen heute genutzt werden und welche positiven und negativen Auswirkungen ihre Nutzung hat. Dieser Artikel gibt einen Überblick über den aktuellen Stand und die Herausforderungen bei der Bereitstellung kollaborativer Anwendungen in KMU in Deutschland. 

Analysen ergaben Korrelationen zwischen der Verwendung kollaborativer Anwendungen, der Notwendigkeit der Zusammenarbeit innerhalb der KMU und den Auswirkungen und Vorteilen ihrer Verwendung. Die Befragten Unternehmensvertreter berichteten über eine positive Bilanz ihrer Vor- und Nachteile mit kollaborativen Anwendungen. Die Verwendung kollaborativer Anwendungen hängt eng mit den arbeitsbezogenen Anforderungen zusammen: Je komplexer die Anforderungen an gemeinsames Handeln sind, desto breiter sind die Vorteile und Herausforderungen ihrer Verwendung. Die Daten zeigten auch drei Lücken zwischen der Forderung nach Zusammenarbeit und der Vewendung spezifischer Anwendungen, was das Argument stützt, dass die Implementierung kollaborativer Anwendung für KMU eine Herausforderung darstellt. Eine erfolgreiche Nutzung erfordert wesentliche Änderungen der Arbeitssysteme und der Unternehmenskultur.

Diese empirischen Ergebnisse liefern eine einzigartige und inhaltliche Sicht auf den heutigen Stand der Digitalisierung der Projektkommunikation und des Projektmanagements in KMU, insbesondere auf den Einsatz kollaborativer Software.

Moderne Unternehmen entwickeln immer stärker Merkmale virtueller Organisationen. Woraus sich ein Spannungsverhältnis ergibt, da virtuelle Netzwerke insbesondere für kooperationsintensive, kreative und innovative Aufgaben weniger geeignet sind. Distanz erzeugt Probleme der Integration, sie erschwert die Koordination und beeinträchtigt die Lern- und Innovationsfähigkeit. Der Beitrag diskutiert die Bedeutung von internetgestützten, kollaborativen Software-Anwendungen zur Bewältigung dieser Herausforderung. 

Anhand von zwei qualitativen Fallstudien aus Unternehmen, welche über praktische Erfahrungen mit kollaborativen Anwendungen (Plattformen, Wikis, Communities) verfügen, wird die Nutzung analysiert. Anhand von vier analytischen Dimensionen der Distanz wird das integrative Potenzial der Nutzung dieser Anwendungen aufgezeigt. Vor dem Hintergrund eines Verständnisses von Kollaboration als intensivster Form gemeinsamer Bemühungen wird auch eine neuere Entwicklung sichtbar: Die Unternehmen versuchen, Situationen der Kollaboration häufiger stattfinden zu lassen, sie zeitlich auszudehnen und zu intensivieren. Dies wird erkennbar an der Art und Weise, wie sie den zukünftigen „digitalen Arbeitsplatz“ konzipieren.

Erschienen: Nicole Burzan (Hg.) 2019: Komplexe Dynamiken globaler und lokaler Entwicklungen. Verhandlungen des 39. Kongresses der Deutschen Gesellschaft für Soziologie in Göttingen 2018. 

Mit zwischenbetrieblichen F+E-Projekten verbinden sich Risiken und besondere Anforderungen an das Management. Viele Kooperationen in der Produktentwicklung bleiben hinter den ursprünglichen Erwartungen zurück. Angesichts dessen besteht ein Mangel an empirisch fundierten Erkenntnissen.

Diese Untersuchung geht auf der Basis von Fallstudien (Automobilindustrie, Maschinenbau und IT-Industrie) der Frage nach, wie die Projekte koordiniert werden, bei denen hierarchische Steuerung nur eingeschränkt praktikabel ist. Besonderes Interesse gilt der formalen und informalen Strukturierung der Kooperationen. Formuliert werden Anregungen für die Gestaltung zwischenbetrieblicher Interaktions-, Aushandlungs- und Verständigungsprozesse.