Unvorbereitet ins Homeoffice

Als Schutzmaßnahme gegen Ansteckung durch das Corona-Virus haben viele Unternehmen ihren Beschäftigten ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten. Nach einer repräsentativen Umfrage von BITKOM aus der Zeit vom 11. bis 15. März 2020 (BITKOM 2020) arbeiteten 49% der Berufstätigen ganz oder teilweise im Homeoffice. Im vergangenen Jahr berichtete das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung, dass nur ein Zehntel der Beschäftigten zeitweise im Homeoffice arbeiten würden (IAB 2019).

Der Großteil der Beschäftigten hat also kaum Erfahrungen mit mobiler Arbeit und hatte auch keine Zeit, sich darauf angemessen vorzubereiten. Aber die Situation hat sich auch für die Menschen völlig verändert, die schon zuvor Erfahrungen mit dem Homeoffice gemacht haben: 44 % von ihnen haben nur zeitweise berufliche Aufgaben lediglich in der Freizeit erfüllt, 63 % haben nur stundenweise Homeoffice gemacht und nur 22 % kennen es, ganztägig ihre Arbeit von zu Hause aus zu erledigen (IAB 2019). 

Viele Beschäftigte müssen jetzt schlagartig den vollen Umfang der Arbeitszeit mit absoluter Vermeidung persönlicher Kontakte von zu Hause aus bestreiten. Hinzu kommen die besonderen Belastungen durch die soziale Isolation, die Anwesenheit betreuungspflichtiger Kinder, die ihre Kita oder die Schule nicht besuchen dürfen, und vieles mehr. Früher wurde Homeoffice durch persönliche Gespräche, gemeinsame Meetings und etablierte Arbeitsprozesse vorbereitet. Jetzt ersetzen für 45 Prozent der Berufstätigen Telefon- und Webkonferenzen die Treffen mit persönlicher Anwesenheit (BITKOM 2020). Arbeiten von zu Hause, das 2019 noch eine Sondersituation für ausgewählte Beschäftigtengruppen war, ist jetzt zur Arbeitsrealität unter Extrembedingungen eines großen Teils der Beschäftigten geworden. 

Wir können also davon ausgehen, dass alle Beteiligten, die Beschäftigten, ihre Führungskräfte und die für die Arbeitsgestaltung Verantwortlichen (IT, Personal, Arbeitsplanung, Betriebsratsmitglieder usw.) unter den aktuellen Bedingungen vor einer enormen Herausforderung stehen: 

Die Frage ist, wie kann die Arbeit, insbesondere in Teams und in Projekten unter diesen Extrembedingungen sinnvoll organisiert werden? Welche Anforderungen stellt dies an Führungskräfte? Wie können Beschäftigte die Belastungen am besten meistern? Wie können Unternehmen und ihre Beschäftigten bei der Bewältigung dieser einzigartigen Herausforderung wirksam unterstützt werden? Wie machen wir das Beste daraus?

Zur Bewältigung dieser besonderen Anforderung beginnt das Projekt CollaboTeam ab heute damit, das vorhandene Wissen über räumlich verteilte Zusammenarbeit und kollaborative Arbeit praxisgerecht aufzubereiten. Es wird auf dieser Seite öffentlich zur Verfügung zu gestellt.  Die hier gezeigten Inhalte basieren einerseits auf Forschung, sowohl eigener Forschung zum Thema verteiltes Arbeiten (Veröffentlichungen) als auch Forschungsarbeiten anderer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, andererseits lassen wir auch die Erfahrungen aus der Praxis einfließen und entwickeln dies mit Expertinnen und Experten gezielt weiter.

Wir strukturieren die Beiträge nach den drei aktuellen Kernaufgaben für die räumlich verteilte Zusammenarbeit

1. Arbeitsfähigkeit herstellen: Wir müssen zunächst dafür sorgen, dass alle Teammitglieder homeofficefähig sind. Das ist vor allem eine Aufgabe von Führungskräften und den Verantwortlichen für die Arbeitsgestaltung. Die wichtigsten Maßnahmen sind zumeist in den letzten Tagen realisiert worden, aber damit ist es nicht zu Ende: Es muss laufend daran gearbeitet werden, die oftmals provisorischen Arrangements weiter zu optimieren und zu verbessern. Dazu dient auch das Feedback aus den aktiven Teams.
   
   Webkonferenzen durchführen      Dein Zuhause, ein Büro?
    
2. Einen Arbeitszyklus bestreiten: Die Teams wollen ihre Arbeit leisten und dabei möglichst produktiv sein. Wir gehen davon aus, dass die Dynamik der aktuellen Entwicklung, alles übersteigt, was die meisten Teams an Veränderungstempo gewohnt sind. Entsprechend raten wir zu einem agilen Vorgehen, bei dem nicht sehr ausführlich und detailliert geplant, sondern in kurzfristigeren Zyklen vorgegangen wird. Ein Zyklus beginnt jeweils mit einer Verabredung über künftige Ziele und Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen. Dann wird die Arbeit geleistet, gut abgestimmt, mit klaren Zielen im direkten Austausch mit Teammitgliedern, Kundinnen und Kunden und möglichst produktiv. Der Zyklus endet mit einer Reflexion über die erreichten Arbeitsergebnisse und die Qualität der Zusammenarbeit. Aus dem Rückblick (Retrospektive) werden für den nächsten Zyklus Maßnahmen gewonnen, wie das Team seine Ergebnisse und seine Arbeitsweise verbessern kann. Denn wenn sich die Rahmenbedingungen schnell verändern, muss ein Team reaktionsfähig bleiben. Das gelingt nur, wenn es regelmäßig seine Ergebnisse und Prozesse reflektiert und damit als Team lernt.
   
   Arbeitszyklen bestreiten
    
3. Neue Lösungen für die aktuellen Probleme der verteilten Zusammenarbeit finden: Der große Umfang der Arbeit von zu Hause und die besonderen Bedingungen der sozialen Isolation uvm. werden auch ganz neue Fragen aufwerfen, zu denen bislang keine Beiträge vorliegen. Daher bauen wir derzeit ein ExpertInnen-Netzwerk auf, das auf einer moderierten digitalen Plattform organisiert wird. Ziel des Austausches ist es, Fragen aus der Praxis aufzunehmen und Lösungsstrategien für neue Problemstellungen, die aus den extremen Umsetzungsbedingungen der aktuellen Lage resultieren, zu entwickeln.  Das ExpertInnen-Netzwerk ist eine geschlossene Gruppe aus dem Netzwerk von CollaboTeam. 

Quellen

BITKOM (2020): Corona-Pandemie: Arbeit im Homeoffice nimmt deutlich zu. 

IAB (2019): Grunau, P.; Ruf, K; Steffes, S.; Wolter, S.: Homeoffice bietet Vorteile, hat aber auch Tücken. IAB-Kurzbericht 11-2019