Kollaboration: Wie die rein virtuelle Zusammenarbeit gelingt

Margarete Boos, Thomas Hardwig, Stefan Klötzer

Viele Organisationen haben als Reaktion auf die akute Bedrohung durch COVID-19 ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit von zu Hause aus zu erledi­gen. Aber die meisten Unternehmen und Beschäftigten sind auf diese Situation nicht vorbereitet. Wie kann die Arbeit, insbesondere im Team und in Projekten, unter diesen Extrembedingungen sinnvoll organisiert werden? Welche Anforderungen stellt dies an Führungskräfte? Wie können Unternehmen und ihre Beschäftigten bei der Bewältigung dieser einzigartigen Herausforderung wirksam unterstützt werden? Wie machen wir das Beste daraus?

Der Artikel über die plötzliche Situation der reinen virtuellen Zusammenarbeit konzentriert sich auf drei große Herausforderungen: Neue (Arbeits-)Regeln, Selbstorganisation/geändertes Führungsverständnis und Werkzeuge. Gewohnte Prozesse und Arbeitsweisen ändern sich mit der neuen Situation. Neue Routinen müssen sich erst etablieren und allgemeine Regelungen zur virtuellen Zusammenarbeit vorab festgelegt werden, erst dann können Techniken wie Kollaborationsplattformen, Messengers, etc. richtig gemeinsam genutzt werden. Die Einigung für die Auswahl der Werkzeuge der digitalen Teamarbeit stellt eine Herausforderung für das Team dar, jedoch steht nicht die Technik an erster Stelle, sondern diese müssen sinnvoll in die Arbeitsweise der Teams integriert werden. Führungskräfte erfahren eine Veränderung ihrer Rolle und ihr Führungsverhalten muss sich der virtuellen Zusammenarbeit anpassen. Hierarchische Steuerungen müssen zurückgenommen werden und dafür muss die Führungskraft auf die Selbstorganisation des Teams unterstützend wirken. Koordination, Motivation oder Entwicklung der Mitarbeiter*innen sind weiterhin die Grundaufgaben der Führungskräfte, werden jedoch anders realisiert. Teams müssen diese neue Form der Zusammenarbeit einüben und erlernen.


Arbeit in der digitalisierten Welt

Auf der Homepage des Projektes TransWork hat das CollaboTeam eine Projektübersicht und bisherige Ergebnisse präsentiert. Die Präsentation von CollaboTeam sowie die Ergebnisse und Präsentationen weiterer Verbundprojekte finden Sie unter "Praxisbeispiele und Gestaltungslösungen aus dem BMBF-Förderschwerpunkt".


Über den Wolken - Moderation im virtuellen Raum

Stefan Groß, Thomas Hardwig

Handelsblatt Fachmedien GmbH

 

Moderation kommt immer dann zum Zuge, wenn Betroffene zu Beteiligten werden: Zur Ideensammlung, beim Teilen von Wissen, für gemeinsame Entscheidungen, das Klären von Umsetzungsfragen oder das Ausräumen von Konflikten. Unser Plädoyer ist, solche Moderationsanlässe auch gezielt in virtuellen Räumen stattfinden zu lassen – mit neuen Gestaltungsoptionen für räumlich-zeitlich unabhängiges Denken und Handeln.


Der Artikel ist in der Zeitschrift "OrganisationsEntwicklung" Ausgabe 02/2020 (Smarter Wandel) erschienen. Sie können die Ausgabe hier kostenlos downloaden. 

Bitte beachten Sie, dass sich der Bezug der kostenlosen Ausgabe ohne Widerruf automatisch in ein Jahresabonnement wandelt.


Software-supported collaboration in small- and medium-sized enterprises

Thomas Hardwig, Stefan Klötzer, Margarete Boos

Eine Umfrage von 101 kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland hat gezeigt, wie intensiv kollaborative Anwendungen heute genutzt werden und welche positiven und negativen Auswirkungen ihre Nutzung hat. Dieser Artikel gibt einen Überblick über den aktuellen Stand und die Herausforderungen bei der Bereitstellung kollaborativer Anwendungen in KMU in Deutschland. 

Analysen ergaben Korrelationen zwischen der Verwendung kollaborativer Anwendungen, der Notwendigkeit der Zusammenarbeit innerhalb der KMU und den Auswirkungen und Vorteilen ihrer Verwendung. Die Befragten Unternehmensvertreter berichteten über eine positive Bilanz ihrer Vor- und Nachteile mit kollaborativen Anwendungen. Die Verwendung kollaborativer Anwendungen hängt eng mit den arbeitsbezogenen Anforderungen zusammen: Je komplexer die Anforderungen an gemeinsames Handeln sind, desto breiter sind die Vorteile und Herausforderungen ihrer Verwendung. Die Daten zeigten auch drei Lücken zwischen der Forderung nach Zusammenarbeit und der Vewendung spezifischer Anwendungen, was das Argument stützt, dass die Implementierung kollaborativer Anwendung für KMU eine Herausforderung darstellt. Eine erfolgreiche Nutzung erfordert wesentliche Änderungen der Arbeitssysteme und der Unternehmenskultur.

Diese empirischen Ergebnisse liefern eine einzigartige und inhaltliche Sicht auf den heutigen Stand der Digitalisierung der Projektkommunikation und des Projektmanagements in KMU, insbesondere auf den Einsatz kollaborativer Software.


Der Nutzen „kollaborativer Anwendungen“bei translokaler Arbeit

Thomas Hardwig (2019)

Moderne Unternehmen entwickeln immer stärker Merkmale virtueller Organisationen. Woraus sich ein Spannungsverhältnis ergibt, da virtuelle Netzwerke insbesondere für kooperationsintensive, kreative und innovative Aufgaben weniger geeignet sind. Distanz erzeugt Probleme der Integration, sie erschwert die Koordination und beeinträchtigt die Lern- und Innovationsfähigkeit. Der Beitrag diskutiert die Bedeutung von internetgestützten, kollaborativen Software-Anwendungen zur Bewältigung dieser Herausforderung. 

Anhand von zwei qualitativen Fallstudien aus Unternehmen, welche über praktische Erfahrungen mit kollaborativen Anwendungen (Plattformen, Wikis, Communities) verfügen, wird die Nutzung analysiert. Anhand von vier analytischen Dimensionen der Distanz wird das integrative Potenzial der Nutzung dieser Anwendungen aufgezeigt. Vor dem Hintergrund eines Verständnisses von Kollaboration als intensivster Form gemeinsamer Bemühungen wird auch eine neuere Entwicklung sichtbar: Die Unternehmen versuchen, Situationen der Kollaboration häufiger stattfinden zu lassen, sie zeitlich auszudehnen und zu intensivieren. Dies wird erkennbar an der Art und Weise, wie sie den zukünftigen „digitalen Arbeitsplatz“ konzipieren.


Erschienen: Nicole Burzan (Hg.) 2019: Komplexe Dynamiken globaler und lokaler Entwicklungen. Verhandlungen des 39. Kongresses der Deutschen Gesellschaft für Soziologie in Göttingen 2018


Lessons learned aus der Erprobung kollaborativer Anwendungen im Verbund CollaboTeam

Hardwig, Thomas; Mußmann, Frank; Mönch, Alfred; Reißmann, Tobias; Schulz, Carsten; Weissmann, Marliese (2019)

In vielen Unternehmen werden kollaborative Anwendungen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit eingesetzt. Sie ermöglichen eine neue Qualität der sozialen Vernetzung und des Wissensaustausches. Jedoch zeigen Befragungsergebnisse bei kleinen und mittleren Unternehmen, dass die tatsächliche Nutzung hinter dem vermuteten Bedarf zurückfällt. Der Beitrag zeigt den Gestaltungsbedarf für eine erfolgreiche Nutzung kollaborativer Anwendungen. Dazu werden die Vorhaben aus dem Verbundprojekt CollaboTeam und erste Lessons Learned aus der bisherigen Entwicklung und Erprobung vorgestellt. Zentrales Zwischenergebnis ist, dass die Aspekte Technik, Methoden und Strategie in einem integrierten Arbeitsgestaltungskonzept ganzheitlich gestaltet werden müssen, um die Potenziale der Technik nutzen zu können. Unternehmen, die gute Lösungen finden wollen, müssen Wege finden, die Beschäftigten an der Entwicklung zu beteiligen.

Erschienen: TransWork - Transformation der Arbeit durch Digitalisierung

Bauer, Wilhelm; Stowasser, Sascha; Mütze-Niewöhner, Susanne; Zanker, Claus; Brandl, Karl-Heinz (Hrsg.): Arbeit in der digitalisierten Welt Stand der Forschung und Anwendung im BMBF-Förderschwerpunkt. Stuttgart: Fraunhofer IAO 2019.


TransWork-Broschüre „Arbeit in der digitalisierten Welt“

Die TransWork-Broschüre „Arbeit in der digitalisierten Welt“ bietet eine Übersicht über den gleichnamigen BMBF-Förderschwerpunkt. Innerhalb der fünf Schwerpunktgruppen des TransWork Projekts stellen sich die 29 Verbundprojekte des Förderschwerpunkts mit ihren Partnern und Forschungsansätzen vor.


Das integrative Potenzial „kollaborativer Anwendungen“ – Drei Fallstudien aus mittelgroßen Unternehmen –

Thomas Hardwig (2019)

Arbeits- und Industriesoziologische Studien

Moderne Unternehmen entwickeln immer stärker Merkmale virtueller Organisationen. Woraus sich ein Spannungsverhältnis ergibt, da virtuelle Netzwerke insbesondere für kooperationsintensive, kreative und innovative Aufgaben weniger geeignet sind. Distanz erzeugt Probleme der Integration, sie erschwert die Koordination und beeinträchtigt die Lern- und Innovationsfähigkeit. Der Beitrag diskutiert die Bedeutung von internetgestützten, kollaborativen Software-Anwendungen zur Bewältigung dieser Herausforderung.


Die Befragung von KMUs zur kollaborativen Team- und Projektarbeit

Gerd Paul (2018)

Soziologisches Forschungsinstitut Göttingen

Im Rahmen des Verbundprojektes CollaboTeam wurden 101 KMUs über die Einführung und Nutzung von internetbasierten Anwendungen für die Team- und Projektarbeit befragt. Die Vorteile durch den Einsatz der Software für die Zusammenarbeit überwiegen insgesamt die Herausforderungen und Schwierigkeiten bei der Implementierung und Nutzung. Bei der Beteiligung und Qualifizierung der Mitarbeiter besteht noch Nachholbedarf.


Gestaltung internetbasierter kollaborativer Team- und Projektarbeit

Klötzer, Stefan; Hardwig, Thomas; Boos, Margarete (2017)

Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO)

Um die Team- und Projektarbeit in Unternehmen zu unterstützten, werden verstärkt internetbasierte kollaborative Anwendungen eingesetzt. Diese ermöglichen es, Mitarbeitende im Unternehmen und über Standorte hinweg zu vernetzen, Wissen und Daten zu teilen und Projekte zu organisieren. Ob diese Vorteile tatsächlich genutzt werden können, hängt davon ab, wie der Einsatz der Werkzeuge gestaltet wird. Als Orientierung für eine effektive Nutzung kollaborativer Anwendungen wird im vorliegenden Beitrag ein Gestaltungsmodell für räumlich verteilte kollaborative Arbeit vorgestellt, das sich an soziotechnischer Systemgestaltung orientiert. Die Tauglichkeit des Modells wird anhand eines Praxisbeispiels demonstriert. Exemplarisch werden an einem Praxisbeispiel Gestaltungsaktivitäten aber auch Probleme bei der Nutzung der Anwendungen aufgezeigt und im Modell auf den Ebenen Strategie, Methoden und Technik verortet. Trotz einer hohen technischen Affinität und vielfältiger Gestaltungsmaßnahmen werden im Praxisbeispiel fünf zentrale Problemfeldern erkennbar: (1) parallele Nutzung von Anwendungen, (2) die Transparenz im Hinblick auf Veränderungen, (3) die hohe Taktzahl virtueller Meetings, (4) der Onboardingprozess, (5) die Spannung zwischen dem Tagesgeschäft und der Umsetzung interner IT-Projekte. Die exemplarische Prüfung des entwickelten Gestaltungsmodells ergibt, dass es Führungskräften und Arbeitsgestaltern eine Orientierung für die integrierte Gestaltung kollaborativer Anwendungen bieten kann.


Anforderungen an die soziotechnische Systemgestaltung bei der Einführung und Nutzung von Kollaborationsanwendungen

Paul, Gerd (2017)

Soziologisches Forschungsinstitut Göttingen

Soziotechnische Systemgestaltung hatte von Beginn an ein Element von Organisationsentwicklung. Dies gilt umso mehr, für IT-Einführungsprozesse. Gerd Paul beschreibt Herausforderungen bei der Gestaltung kollaborativer Systeme und kommentiert sie aus der Sicht einer soziotechnischen Systemgestaltung. Dabei werden erste Ergebnisse der Empirie aus dem CollaboTeam Verbund reflektiert.


Agil & Verteilt. Ein praktischer Leitfaden für verteiltes SCRUM mit ETEO©

Tietz, Vincent; Kluge, Juliane (2017)

Leanpub

Das Buch stellt ein Arbeitsgestaltungskonzept für die agile Softwareentwicklung vor. Hintergrund und Erfahrungen mit dem Konzept „Ein Team - Ein Office“ (ETEO) werden detailliert beschrieben und die in den letzten Jahren in der Praxis gemachten Erfahrungen geteilt: Werkzeuge, Checklisten, Erfahrungen. Der besondere Wert dieses Buches liegt in verständlichen Darstellung des ganzheitlichen Konzeptes.


Corporate Learning Camp 2017 – Finale einer Lernreise

Vom Trendkonzept des “Agilen Lernens” mit Kompetenzentwicklung über zukünftige virtuelle Lernassistenz durch KI, Learning-Rollen, praktische Formen des Video- und Community-basierten Lernens bis hin zu “Smarter Learning Environments”, Framing und modernem Arbeitsplatz-Lernen wurde ein breites Angebot geschaffen, das viel Raum für einen konstruktiven Austausch über zunehmend digitalisierte Arbeits- und Lernwelten bot.

Wiki Buch zum Organisiertem Lernen (Agile Learning)


Führung und Zusammenarbeit in verteilten Teams

Boos, Margarete; Hardwig, Thomas; Riethmüller, Martin (2017)

Hogrefe Verlag, Göttingen

Das Buch beschreibt die vielfältigen Herausforderungen, die sich Mitarbeitern, Führungskräften und Arbeitsgestaltern in Unternehmen bei räumlich verteilter Zusammenarbeit stellen. Der aktuelle Forschungsstand wird praxisgerecht aufbereitet und daraus ein Konzept für die Arbeitsgestaltung und Personalentwicklung räumlich verteilter Zusammenarbeit entwickelt. Es basiert auf einem Kompetenzmodell für die Führung verteilter Teams und einem Unterstützungskonzept, das sich an den Entwicklungsphasen eines Teams orientiert. Die einzelnen Methoden werden beschrieben und in Fallbeispielen Konstellationen aus der Praxis vorgestellt.


Facing Fake-to-Fake: Lessons Learned from Distributed Scrum

Tietz, Vincent; Mönch, Alfred

Agilealliance.org

Die agile Softwareentwicklung nach SCRUM basiert auf einer hochintensiven Zusammenarbeit im Team. Weil dies unter räumlich verteilten Bedingungen mit erheblichen Kommunikationsverlusten verbunden war, hat die Saxonia Systems AG ein innovatives Konzept für verteiltes Scrum entwickelt. Das Papier stellt die Lernerfolge und Maßnahmen vor, wie verteilte Entwicklungsprojekte gezielt unterstützt werden können.


Social Collaboration Workplace. Das neue Intranet erfolgreich einführen

Hiller, Andreas; Schneider, Marcus; Wagner, Anne Christine (2014)

Verlag Werner Hülsbusch, Glückstadt

Das Buch zeigt auf, wie aktuelle Probleme des Informationsaustausches in Unternehmen durch Social Collaboration gelöst werden können: Die einzelnen Elemente des Social Collaboration Workplace und eine Agenda für die Implementierung der Anwendungen werden vorgestellt. Den Schwerpunkt des Buches bildet die konkrete Beschreibung einer Umssetzungsstrategie: Identifizierung von Anwendungsfällen, Entwicklung einer Architektur, das Erproben in Pilotbereichen und das Ausrollen in die Fläche. Case Studies machen die Ausführungen konkret greifbar.


Kooperative Produktentwicklung - Fallstudien aus der Automobilindustrie, dem Maschinenbau und der IT-Industrie.

Kalkowski, Peter; Mickler, Otfried (2015)

edition sigma. Baden Baden.

Mit zwischenbetrieblichen F+E-Projekten verbinden sich Risiken und besondere Anforderungen an das Management. Viele Kooperationen in der Produktentwicklung bleiben hinter den ursprünglichen Erwartungen zurück. Angesichts dessen besteht ein Mangel an empirisch fundierten Erkenntnissen.

Diese Untersuchung geht auf der Basis von Fallstudien (Automobilindustrie, Maschinenbau und IT-Industrie) der Frage nach, wie die Projekte koordiniert werden, bei denen hierarchische Steuerung nur eingeschränkt praktikabel ist. Besonderes Interesse gilt der formalen und informalen Strukturierung der Kooperationen. Formuliert werden Anregungen für die Gestaltung zwischenbetrieblicher Interaktions-, Aushandlungs- und Verständigungsprozesse.