Guideline für die Durchführung von Webkonferenzen

Wichtige Punkte vorab

  1. Das Recht am eigenen Bild gilt auch für Webkonferenzen. Das Erstellen von Aufzeichnungen und Screenshots ist verboten. Eine Ausnahme ist nur nach vorheriger Absprache mit dem Host sowie den Teilnehmenden möglich.
  2. Jeder Teilnehmende soll durch eine individuelle Vorbereitung zum reibungsloseren Ablauf einer Webkonferenz beitragen. Hierzu zählen die inhaltliche Vorbereitung und das Testen der notwendigen Software und Hardware (weitere Punkte siehe unten).
  3. Störungen, Verbindungsprobleme und Verzögerungen lassen sich häufig nicht ganz vermeiden. Bitte zeige etwas Geduld, wenn es anfangs hakt und biete unerfahrenen Nutzer*innen deine Hilfe an. 

Vorgehen und hilfreiche Regeln

Vorbereitung

Vor einer Webkonferenz müssen einige technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen werden. Die folgenden Punkte sollten dabei berücksichtigt werden: 

Technik: Die Funktionalität der Technik sollte überprüft werden. Zugang zur Webkonferenz, notwendige Installationen oder Updates, Headset oder mindestens Kopfhörer, Kamera

Raum: Wähle einen ruhigen Ort, an dem störungsfrei gearbeitet werden kann, um Nebengeräusche z. B. durch die laufende Kaffeemaschine oder Störgeräusche durch Smartphones zu vermeiden

Agenda: Für die Webkonferenz sollte eine Agenda aufgestellt werden. Hierzu eignet sich ein gemeinsames Dokument, in welches die Teilnehmenden ihre Themen im Vorfeld eintragen können.

Moderator*in: Das virtuelle Meeting sollte durch eine/n Moderator*in geleitet und mit Blick auf die Agenda strukturiert werden. Es kann hilfreich sein, eine/n zweite/n Moderator*in alt Unterstützung festzulegen. Diese/r kann beispielsweise auf das Einhalten der Zeit, Fragen von Teilnehmenden sowie Nachrichten im Chat achten.

Protokollant*in: Eine Person sollte zentrale Berichtspunkte, Aufgaben und Vereinbarungen festhalten. Hierfür kann ebenfalls ein gemeinsames Dokument oder ein Aufgabentool (z. B. Trello) genutzt werden.

Regeln für die Teilnahme an Webkonferenzen

  • Erscheine pünktlich zur Konferenz
  • Melde dich mit deinem Klarnamen an (keine Verwendung von Nicknames)
  • Stelle das Mikrofon nur an, wenn Du sprichst. Für den Rest der Zeit stelle das Mikro auf mute, um Störgeräusche zu vermeiden
  • Gib ein (virtuelles) Handzeichen, wenn Du etwas sagen möchtest
  • Sprich klar und deutlich, damit dich alle gut verstehen können
  • Melde dich, wenn es ein Verständnisproblem gibt – meistens bist Du nicht der/die einzige
  • Vermeide Seitengespräche mit einzelnen anderen Teilnehmenden
  • Vermeide parallele Aktivitäten (E-Mails, WhatsApp) – eine Webkonferenz erfordert viel Aufmerksamkeit und ist anstrengend

Hinweise für den/die Moderator*in

  • Manchmal dauert es eine Weile, bis es mit der Webkonferenz losgehen kann. Lange unproduktive Wartezeiten führen allerdings dazu, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden diffundiert. Tipp: Überbrücke die Zeit bis alle Teilnehmenden da sind, um über Erwartungen, die letzte Sitzung oder Erfahrungen der TN zu sprechen. 
  • Bevor es losgeht, vergewissere Dich, ob alle Teilnehmenden bereit sind
  • Erläutere die Rollen und die Agenda der Sitzung. Wer hat welche Aufgaben in der Sitzung (Moderator*in, Protokollant*in) und was sind die Themen, die besprochen werden sollen. Ggf. sollten auch die wichtigsten Regelungen (Chat, Handzeichen) hingewiesen werden.
  • Erkläre die Nutzung des Chats. Dieser kann z. B. genutzt werden, um Fragen zu stellen oder, um auf Probleme hinzuweisen.
  • Zustimmung der Teilnehmenden einholen: Manchmal ist es wichtig die Zustimmung oder Ablehnung der Teilnehmenden zu erfragen. Hierfür kann die Vereinbarung „Schweigen bedeutet Zustimmung“ getroffen werden. Es kann auch ein Handzeichen (z. B. Daumen hoch) als Zeichen für Zustimmung vereinbart werden.
  • Redewünsche erkennbar machen: Es ist hilfreich auch hierfür ein Handzeichen zu vereinbaren, um Durcheinandersprechen zu verhindern. Einige Webconferencing-Tools bieten eine Funktion für ein virtuelles Handzeichen an

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